È necessario un Project Manager mago o basta un po’ di Risk Management?

Ovvero: come il Risk Management ci supporta a prevedere meglio il futuro del progetto.

Ci hanno insegnato a pianificare i progetti come se fossimo certi di quanto accadrà. E invece i progetti, come qualsiasi altra avventura del genere umano, sono un crogiuolo d’incertezza. L’incertezza è presente in ogni risvolto del progetto: nella definizione dei requisiti, nella schedulazione, nella stima dei costi, nel budgeting, nell’analisi delle risorse (umane e non), nei rapporti con gli stakeholder...

E poi ci sono i rischi di progetto, minacce e opportunità, ovvero “eventi che potrebbero accadere e che, laddove accadessero, potrebbero condizionare, negativamente o positivamente, il raggiungimento di uno o più obiettivi di progetto”. In questo caso l’incertezza non risiede soltanto nella probabilità d’accadimento dell’evento rischioso, ma anche nell’impatto sui tempi, sui costi e su tutte le altre variabili delle attività di progetto impattate e, di conseguenza, sull’intero progetto.
Le classiche tecniche e gli applicativi più diffusi di Project Management non tengono in conto delle incertezze e tantomeno dei rischi. Un esempio? Il CPM ci supporta a identificare il cammino critico, i possibili margini (Float) delle attività e la data di completamento del progetto. Essendo frutto di un algoritmo basato su durate e dipendenze deterministiche, è inevitabile che i risultati del CPM siano fortemente improbabili. Lo stesso diagramma di Gantt risultante, raramente coincide con la realtà dei fatti.

La conseguenza di questo è che la pianificazione del progetto in termini di tempi, di impegno delle risorse nel tempo (Resource Loading) e dei costi (S-curve), è fortemente fallace e poco affidabile.

Chi si sente di scommettere sulla data di completamento di un progetto o su una stima dei costi, se tutto il castello di carte è basato su dati fallaci?

Il Risk Management, ovvero l’arte di gestire le incertezze, e ancora di più la Quantitative Risk Analysis (QRA), possono allenarci a valutare e analizzare i nostri progetti con un approccio probabilistico, piuttosto che deterministico… fornendo risultati probabilistici… ovvero la maniera più “normale” per leggere il futuro, ...un futuro che è per sua natura incerto!

E allora: perché non spingere i Project Manager e i team di progetto a ragionare in termini d’incertezza e di probabilità, piuttosto che spingerli a interpretare il complesso ruolo di Maghi?

Nei successivi Post proviamo a entrare nei dettagli e nelle meraviglie del Risk Management e della Quantitative Risk Analysis.